Schulung und Befähigung der Einkaufsorganisation

Integration der weltweiten Einkaufsorganisationen

Verbesserte Einkaufsergebnisse bei reduzierter Ressourcenzeit

Kontakt

Florian Dederichs

Managing Partner

M.+49 160 93 88 25 73 ​

E.florian.dederichs@ocmconsulting.de

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Die Digitalisierung Einkauf ist durch digitale Beschaffungsprozesse, Data Analytics oder Procurement 4.0 in aller Munde. Wie Sie eine Leistungssteigerung Ihres Einkaufs durch schnelleren Informationsfluss, die Automatisierung von Arbeitsschritten sowie den Zugang zu Technologien erreichen, erfahren Sie hier. Wir diskutieren vor diesem Hintergrund Fragestellungen wie:

Wann macht die Digitalisierung Einkauf Sinn, wann nicht?

Digitalisierung Einkauf - was ist das richtige Vorgehen?

Agile oder klassisch – welches Vorgehen verspricht Erfolg bei der Digitalisierung Einkauf?

Welche Fallstricke gilt es zu vermeiden und wie sehen Lösungen aus?

Im Anschluss an diese Fragenstellungen, diskutieren wir Herausforderungen und Lösungsansätze und geben einen Ausblick wie Sie mit der Digitalisierung Einkauf einen Beitrag zur Zukunftsfähigkeit ihres Unternehmens liefern können.

Sie sollten sich zunächst genau bewusst machen, was sie konkret durch die Digitalisierung erreichen wollen und welche Bereiche betroffen sein sollen. Viele Unternehmen arbeiten nach eigenen Angaben derzeit an der Digitalisierung ganzer Unternehmensbereiche – doch was heißt das konkret?

Für den Einkauf lässt sich die Digitalisierung auf 3 wesentliche Hauptziele eingrenzen:

Um mit der Digitalisierung den erhofften Mehrwert zu erzielen, stellen Sie sich nun die Frage, welches Ziel sie verfolgen, welche Bereiche konkret betroffen sind und welche Bereiche profitieren.

Bei der Digitalisierung ist es, selbst bei der Vision einer gesamtheitlichen Digitalisierung, ratsam in konkreten Initiativen zu denken, jede Initiative hinsichtlich ihres Aufwands/ Nutzen zu bewerten und das Zusammenspiel hin zu einem gesamtheitlichen Ziel vor Augen zu haben.

Das täglich automatisch aktualisierte Dashboard bietet Analyseunterstützung für Verhandlungen oder die Warengruppenstrategie und senkt so die Analysezeit je Einkäufer um ca. 40%. Darüber hinaus verbessern sich die Verhandlungsergebnisse durch aussagekräftige Analysen im Schnitt um 3%. Zusätzlich führt die Überwachung der Maverick Buying Quote dazu, dass Ausgaben von 400k Euro mit einer Ersparnis von durchschnittlich 11% auf den Rahmenvertrag mit dem Preferred Supplier gelenkt werden konnten. Der Investitionssumme von 20k Euro stehen jährliche zu erwartenden Einsparungen von 80k Euro gegenüber.

Neben der Mehrwertbetrachtung jeder Initiative ist es essenziell die dafür notwendigen Voraussetzungen und Investitionskosten mit einzubeziehen. Die Praxis zeigt, dass viele Unternehmen Softwarelösungen anschaffen ohne die hierfür zwingend benötigten Voraussetzungen an Datenverfügbarkeit, Schulung und Training sowie Anbindung an die interne Systemlandschaft oder die Lieferanten zu berücksichtigen. Selbst innerhalb von Softwaresystemen übersteigt die Bandbreite an Lösungen oft das für den individuellen Fall benötigte Maß. Auch Systeme mit dem Ziel der Verbesserung der Prozesseffizienz werden oftmals angeschafft und auf die eigenen Prozesse angepasst – wenn Software angepasst und individualisiert wird, sollten Sie vorher gründlich geprüft haben, ob die eigenen Prozesse optimal sind.

In folgenden Situationen sollten Sie von einer Digitalisierung im ersten Schritt Abstand nehmen:

Keine Digitalisierung, ohne wirkliche Strategie und Mehrwertprüfung für Ihr Unternehmen

Keine Digitalisierung von , ohne diese zu optimieren

Keine Digitalisierung von Prozessen deren Datenanforderungen durch die Digitallösung nicht erfüllt werden können

Keine Digitalisierung, solange diese ein Risiko für kritische Tagesgeschäft darstellt

Wann ergibt also die Digitalisierung im Einkauf Sinn? Wenn eine konkrete Initiative in ihrer Aufwand-Nutzen-Betrachtung positiv ist, alle zwingenden Voraussetzungen zur Funktionsweise der Digitalen Lösung bewertet und erfüllt sind und die Lösung systemisch und prozessual passend und umsetzbar ist.

Schritt 1: Analyse der Ausgangssituation

Sammeln und identifizieren Sie zunächst Pain Points, welche in dem betrachteten Bereich vorliegen. Identifizieren Sie mögliche Lösungen und Handlungsalternativen. Bewerten Sie Ausmaß der Pain Points und Wirkungsgrad der digitalen Lösung als Digitalisierungspotentiale. Überprüfen Sie Voraussetzungen, Zusammenhänge und sonstige Risikofaktoren einer möglichen Implementierung. Handelt es sich um eine bereits verfügbare Softwarelösung oder ist eine Eigenentwicklung möglich und sinnvoll? Welche Ressourcen sind notwendig: Programmierung, Fachressourcen, IT-Ressourcen?

Entwickeln Sie eine Realisierungsstrategie zur Prüfung und Umsetzung des Digitalisierungspotentials und legen Sie diese zur Entscheidung vor. 

Schritt 2: Realisierung der Digitalisierungsinitiative

Prüfen und bewerten Sie die Realisierungsmöglichkeiten. Egal ob es existierende Softwarelösungen gibt oder eine Eigenprogrammierung angestrebt wird – definieren Sie zunächst die Zielvorstellung und den Lösungsweg. 

Berücksichtigen Sie hierzu die businessseitigen Anforderungen und den optimalen Prozess, Datenverfügbarkeiten und andere Useranforderungen. Hierzu bieten sich User Cases an, in denen konkret beschrieben ist, wie der Business Nutzen, um den es letztendlich geht zu Stande kommt.

Bei der Eigenentwicklung arbeiten Sie anschließend mit den benötigten Ressourcen an einem Blueprint der Lösung, bewerten und planen Sie die Realisierungsphase in Meilensteinen mit konkretem Datum und zu erreichendem Funktionsstand.

Handelt es sich um externe Software, informieren Sie sich über das Angebot, gleichen dieses mit Ihren Anforderungen und Zielvorstellungen ab. Demos und Lieferantenvorstellungen eigenen sich gut, um die Auswahl voranzutreiben.

In beiden Fällen empfehlen wir eine pragmatische Umsetzung über einen oder mehrere Proof of Concept (PoC). Hier können sowohl die Eigenprogrammierung wie auch externe Lösungen ihren Eignungsgrad zur Zielerreichung demonstrieren. Dieser Check sollte möglichst schnell, kostengünstig und risikofrei sein und Ihnen die Entscheidung zum Roll-Out ermöglichen.

Schritt 3: Roll-Out der Digitalisierungsinitiative

Ist die Entscheidung für den Roll-Out der Lösung gefallen, stellen Sie zunächst einen Implementierungsplan auf. Hierbei gilt es Risiken, wie den Einfluss auf das Tagesgeschäft oder Ablehnung des Wandels durch involvierte Mitarbeiter, frühzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken. Gezielte Information, Motivation und Einbindung der betroffenen User, sowie ein schrittweises Vorgehen helfen Ihnen beim Roll-Out. Ein funktionierendes Projektmanagement sollte regelmäßig über Schwierigkeiten und Erfolge berichten und gegebenenfalls mittigeren. Schulungen anhand von anwenderbezogenen Übungen, die den Nutzen für den User demonstrieren, helfen bei der Integration in die alltäglichen Prozesse.

Die Antwort ist, es kommt drauf an. Beide Projektmanagement Methoden haben ihre unterschiedlichen Vor- und Nachteile und ihre Daseinsberechtigung.

Der grundsätzliche Unterschied besteht darin, dass im klassischen Projektmanagement davon ausgegangen wird, dass man einen Endzustand beschreiben und den Produktionsprozess bis dorthin detailliert planen und hinsichtlich des Aufwands und der Kosten bewerten kann. Unvorhergesehene Ereignisse erfordern demzufolge eine Anpassung an Aufwand und Kosten bzw. ab einem gewissen Ausmaß eine komplette Neujustierung.

Die agile Projektmethodik ist ein iterativ-inkrementeller Ansatz, welcher darauf abzielt nach jeder Arbeitsphase einen nutzbaren Baustein der Gesamtlösung abzuliefern. In den kurzen Arbeitsphasen verfolgt das Team eine Produktvision und versucht Produktwünsche in einem priorisierten Backlog zu berücksichtigen. Dieses flexible Vorgehen ermöglicht kontinuierliche Neupriorisieren und schnelle kostengünstige Anpassung. 

Diesen Unterschied vor Augen kann man sagen, dass im Fall von komplexen Zusammenhängen, unbekannten Technologien oder einem hohen Risiko von unvorhersehbaren Ereignissen eine agile Projektmethodik zu favorisieren ist. Ihr Nachteil ist, dass sie weniger planbare Ergebnisse und Kosten erbringen sowie einen erhöhten Kommunikations- und Abstimmungsaufwand haben.

Klassische Projektmethoden sind dahingehend deutlich effizienter und erfolgreicher, wenn die Komplexität gering und das Risiko von unvorhersehbaren Ereignissen gering ist. 

In beiden Fällen empfehlen wir einen Proof of Concept, welcher die entscheidendsten Mehrwerte in kleiner und schnell erreichbarer Umgebung demonstrieren kann.

Prüfen Sie anhand folgender Check-Up Fragen, ob Ihre Strategie zur Digitalisierung Einkauf oder Ihre aktuelle Initiative auf dem richtigen Weg ist:

Eine klar formulierte Strategie mit konkreten Zielvorhaben ist unter Prüfung aller Voraussetzungen formuliert und in den Köpfen der Initiativen fest verankert

Es liegt ein klarer Fahrplan mit fest definierten Prüfzeitpunkten vor, an dem Funktionalitäten auf ihren Praxismehrwert hin dargelegt werden

In der Ausgestaltung der Realisierung waren Ressourcen mit entsprechender Erfahrung und gesamtheitlichem Weitblick involviert

Die gewählte Projektmethode und Steuerung sind passend zum Digitalisierungs-Vorhaben

Gerne unterstützen wir Sie im Dialog oder der Diskussion, um Ihre Strategie zur Digitalisierung Einkauf oder das konkrete Digitalisierungs-Projekt zu bewerten.

Um Anhaltspunkts für einige vermeidbare Fehler zu liefern oder um Situationen frühzeitig zu erkennen, beschreiben wir im Folgenden einige typische Praxisbeispiele, in denen die Digitalisierungsinitiative vor dem Scheitern stand. Die dabei gefundenen Lösungsansätze können gegebenenfalls bei der Prävention und Lösungsfindungen unterstützen.